留學(xué)人員檔案管理邁入“智慧時代”

留學(xué)人員是黨和國家的寶貴財(cái)富，是實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的有生力量。留學(xué)人員檔案管理與留學(xué)事業(yè)健康發(fā)展緊密相連，是國家干部人事檔案工作的重要組成部分，做好留學(xué)人員檔案工作是服務(wù)人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的有效抓手?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》擘畫了檔案事業(yè)發(fā)展藍(lán)圖，為高質(zhì)量發(fā)展提供了行動指南。

教育部留學(xué)服務(wù)中心（以下簡稱“中心”）在我國現(xiàn)代化建設(shè)的總設(shè)計(jì)師鄧小平同志親自倡議下于1989年3月31日成立，經(jīng)過30多年的發(fā)展，逐步成為全國唯一為留學(xué)人員和國內(nèi)外機(jī)構(gòu)提供出國留學(xué)、留學(xué)回國、來華留學(xué)、國際教育交流與合作、網(wǎng)絡(luò)信息等多領(lǐng)域、全方位、一站式服務(wù)的事業(yè)單位，其中留學(xué)存檔服務(wù)經(jīng)人力資源和社會保障部授權(quán)許可開展，旨在解決留學(xué)人員出國留學(xué)和學(xué)成回國辦理人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)的問題和困難。檔案工作現(xiàn)代化的核心是推進(jìn)檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，結(jié)合服務(wù)規(guī)模與工作特點(diǎn)，中心不斷探索留學(xué)人員人事檔案庫房智能化與互聯(lián)網(wǎng)協(xié)同服務(wù)建設(shè)。 

以庫房智能化夯實(shí)服務(wù)基礎(chǔ)

2019年8月起，中心全面實(shí)施“互聯(lián)網(wǎng)＋留學(xué)服務(wù)”模式，所有業(yè)務(wù)在線申請、在線受理、在線辦結(jié)。以此為契機(jī)，留學(xué)人員檔案服務(wù)工作也在向智能化轉(zhuǎn)型。

目前，中心的檔案服務(wù)種類包括：自費(fèi)出國（境）留學(xué)人員檔案保管與接轉(zhuǎn)；留學(xué)人員在京就業(yè)、落戶檔案接轉(zhuǎn)；依據(jù)檔案開具各類證明；為用人單位提供閱檔服務(wù)；完善留學(xué)經(jīng)歷，歸檔留學(xué)材料；建立留學(xué)人員留學(xué)數(shù)字檔案。留學(xué)人員檔案室自1997年成立至今，共為24萬余名留學(xué)人員提供了人事檔案服務(wù)，庫房存檔量近5年來保持在12萬份左右。與用人單位、人才市場存檔相比，具有階段性強(qiáng)、流動性大、上下架頻率高的特點(diǎn)。

由于場地有限、庫存量大且上下架頻率高，庫房采用傳統(tǒng)密集柜保存檔案，因此人工查找檔案、全庫盤點(diǎn)是日常工作的薄弱環(huán)節(jié)。經(jīng)過反復(fù)論證、多方調(diào)研，中心建成并運(yùn)行了基于射頻識別技術(shù)（RFID）的檔案智能管理系統(tǒng)與視頻監(jiān)控管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化手段實(shí)現(xiàn)檔案在庫房內(nèi)的安全存放、有序上架、定位查找，大幅提高檔案管理的工作效率和現(xiàn)代化水平，檔案實(shí)體的安全管理得到明顯提升。系統(tǒng)具有以下功能：

檔案的查找定位。需要查找檔案時，利用手持機(jī)在一定距離內(nèi)進(jìn)行檔案區(qū)間定位，根據(jù)距離遠(yuǎn)近給予提示從而完成檔案的準(zhǔn)確定位。

盤庫和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能。在進(jìn)行盤庫時，利用手持機(jī)進(jìn)行庫房檔案的批量盤點(diǎn)，并實(shí)現(xiàn)手持機(jī)讀取數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的自動對比。

檔案出入庫記錄。在檔案出入庫時，電子標(biāo)簽自動感應(yīng)通道門讀取檔案標(biāo)簽信息，自動生成檔案出入庫記錄，并可追查出入庫時間、出入庫瞬時影像等相關(guān)信息。

監(jiān)控功能。在檔案庫房、整理室、閱檔室等工作區(qū)域采集實(shí)時監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)，形成檔案流轉(zhuǎn)的邏輯無死角監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)，做到檔案出入庫行蹤可監(jiān)控、可記錄、可回溯、可調(diào)查。

其中，查找定位功能對檔案員來說非常實(shí)用，未正常上架情況下，在存檔量12萬的庫房里要想找1本檔案，難度堪比大海撈針。通過手持機(jī)查找定位，可以快速解決問題。之前，使用掃描槍進(jìn)行全庫盤點(diǎn)，“人歇槍不?！陛啺喔尚栌脮r45個工作日。更早時期的純手工盤庫需要2人一組配合進(jìn)行，就更加耗時費(fèi)工。使用新技術(shù)后，單人全庫盤點(diǎn)的周期縮短至8-9天,效率提高80%以上，把人力從簡單、重復(fù)的低效工作中解脫出來。未來，根據(jù)整體規(guī)劃，中心將逐步推進(jìn)智能溫濕度控制系統(tǒng)與智能門禁系統(tǒng)，全面提升檔案環(huán)境24小時監(jiān)控、人員進(jìn)出庫指紋驗(yàn)證的安全性。

以業(yè)務(wù)信息化帶動服務(wù)質(zhì)量升級換代

其實(shí)，檔案庫房的智能化管理只是中心大力落實(shí)業(yè)務(wù)信息化的其中一環(huán)。近年來，中心依托國家政務(wù)服務(wù)平臺，加快建成“互聯(lián)網(wǎng)＋留學(xué)服務(wù)”平臺，真正實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)“窗口服務(wù)”向數(shù)字化在線平臺的全面轉(zhuǎn)變。平臺服務(wù)涉及留學(xué)人員檔案轉(zhuǎn)存、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證、公派出國和回國就業(yè)落戶等業(yè)務(wù)，讓留學(xué)人員全程“零”跑腿。每年40多萬留學(xué)人員因此受益，疫情之下更方便了廣大留學(xué)人員，受到各方好評和歡迎。

如今，“互聯(lián)網(wǎng)+留學(xué)服務(wù)”平臺打通了與國家平臺、部委及省級平臺（系統(tǒng)）、第三方平臺（系統(tǒng)）的數(shù)據(jù)通道，形成線上業(yè)務(wù)聯(lián)動機(jī)制，通過網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)統(tǒng)一實(shí)名身份認(rèn)證，讓留學(xué)人員和企業(yè)網(wǎng)上辦事“一次認(rèn)證、全國漫游”“一次登錄、全網(wǎng)通辦”。

這幾年，中心積極參加全國一體化政務(wù)服務(wù)平臺應(yīng)用示范建設(shè)，充分依托平臺政務(wù)數(shù)據(jù)共享樞紐，促進(jìn)了信息共享、資源整合和業(yè)務(wù)協(xié)同，提升跨地區(qū)、跨部門、跨層級業(yè)務(wù)協(xié)同能力。同時，中心還整合涉及多部門事項(xiàng)的共性材料，通過“一次注冊”做到“一次收齊、反復(fù)使用”。

此外，中心通過國家政務(wù)服務(wù)平臺電子印章互認(rèn)服務(wù)，獲得國（境）外學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證書、就業(yè)報到介紹信、檔案轉(zhuǎn)遞通知單、留學(xué)人員登記表等電子證照，全面實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理檔案電子化，并初步形成留學(xué)人員原生數(shù)字檔案。

積極適應(yīng)政務(wù)服務(wù)向智能化移動化發(fā)展趨勢，推動服務(wù)向“一微一小一端”（微信號、小程序、手機(jī)端H5版）等延伸拓展，中心實(shí)現(xiàn)了各項(xiàng)業(yè)務(wù)咨詢、辦理進(jìn)度跟蹤和結(jié)果查詢等“指尖辦、掌上辦、移動辦”。

平臺服務(wù)利用OCR掃描識別、NLP自然語言處理和RPA流程自動化等人工智能技術(shù)，推動材料審核、評估核查等需大量人工投入環(huán)節(jié)的智能化改造，機(jī)器人可以節(jié)省約三分之一的人力，極大提高了工效。

檔案業(yè)務(wù)通過智能客服機(jī)器人結(jié)合人工客服的方式，破解平臺“在線問”的難題，并對接國家政務(wù)平臺“好差評”系統(tǒng)，好評率達(dá)到99%以上。

平臺開通前，現(xiàn)場服務(wù)大廳四項(xiàng)業(yè)務(wù)開設(shè)26個窗口崗位，每天為多達(dá)2000名來自全國各地的留學(xué)人員提供服務(wù)，現(xiàn)場排隊(duì)等待，擁擠不堪。平臺開通后，留學(xué)人員和企業(yè)全部實(shí)現(xiàn)“線上辦、零跑腿”，留學(xué)政務(wù)服務(wù)質(zhì)量和效能大幅提升。自“互聯(lián)網(wǎng)+學(xué)歷認(rèn)證”平臺上線以來，已為140萬人次的留學(xué)人員提供各類服務(wù)，認(rèn)證數(shù)量逐年增長，由2018年的18萬人增長到2021年的38萬人，年同比遞增10%以上。新冠肺炎疫情暴發(fā)以來，平臺先后受理約70萬名留學(xué)人員的各類在線業(yè)務(wù)申請，實(shí)現(xiàn)留學(xué)服務(wù)各項(xiàng)工作“無積壓、零超期”，平臺服務(wù)為疫情防控下提升工作效能開辟了新路徑，全天候的快捷服務(wù)為廣大海外學(xué)子回國創(chuàng)業(yè)就業(yè)提供了有力保障。規(guī)范、便利、安全、快速的“互聯(lián)網(wǎng)+留學(xué)服務(wù)”為留學(xué)人員帶來優(yōu)質(zhì)服務(wù)體驗(yàn)，廣受留學(xué)人員和社會各界的歡迎。

隨著社會進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)不斷改變?nèi)藗兊乃季S方式和工作方式，傳統(tǒng)人事檔案管理模式落后于科技進(jìn)步與時代需求的弊端日益顯現(xiàn)，對檔案工作重視程度不夠、地域差別大、保障體系薄弱、上下游銜接體制機(jī)制急需完善等問題仍然存在。聚焦群眾“急難愁盼”問題，與時俱進(jìn)守正創(chuàng)新，協(xié)調(diào)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，積極探索數(shù)字檔案全面推廣，是新時代檔案人解難事、長本事的重要課題和使命。（作者 張海霞 系教育部留學(xué)服務(wù)中心留學(xué)人員檔案管理處處長，法學(xué)博士、副研究員）

來源：《神州學(xué)人》（2022年第7期）